Warum Sitzungen im System führen
Ein Protokoll, das nicht zur Unterschrift umläuft
Die Teilnehmenden lesen und bestätigen das Protokoll in der Anwendung. Sie sehen jederzeit, wer zugestimmt hat und wessen Zustimmung noch aussteht.
Ein Beschluss, der sich nachvollziehen lässt
Wer eingeladen war, wer zugesagt hat, wer wie abgestimmt und wer das Protokoll bestätigt hat – das bleibt bei der Sitzung, auch Jahre später.
Aus Beschlüssen werden Aufgaben
Ein Beschluss erhält eine verantwortliche Person und eine Frist. Die Aufgabe ist mit dem Tagesordnungspunkt verknüpft – es ist immer klar, woraus sie entstanden ist.
Von der Einladung bis zum Archiv
Einberufung
Bezeichnung, Sitzungsart, Datum, Uhrzeit, Ort oder Link und Teilnehmende. Solange die Einladung nicht versendet ist, sehen die Teilnehmenden die Sitzung nicht – Sie bereiten sie in Ruhe vor.
Tagesordnung und Unterlagen
Punkte und Unterpunkte, jeweils mit Unterlagen: Vorschläge, Berichte, Beschlussentwürfe. Die Teilnehmenden erhalten sie vor der Sitzung.
Einladung und Zusage
Die Teilnehmenden erhalten eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail mit Kalenderanhang. Sie sagen zu oder ab – Sie wissen vorab, wer anwesend sein wird.
Sitzung und Abstimmung
Für Punkte, über die entschieden wird, eröffnen Sie die Abstimmung. Abgestimmt wird mit Ja, Nein oder Enthaltung, für jeden Punkt einzeln.
Protokoll und Zustimmung
Das Protokoll schreiben Sie im Editor innerhalb der Sitzung und senden es den Teilnehmenden zur Zustimmung. Korrekturen erzeugen eine neue Version, die vorherige bleibt dokumentiert.
Aufgaben
Aus den Beschlüssen weisen Sie konkreten Personen Aufgaben mit Frist zu. In der Übersicht sehen Sie, was übernommen, was erledigt und was offen ist.
Archiv
Die abgeschlossene Sitzung bleibt mit allen Unterlagen, Stimmen, Protokollen und Zustimmungen im Archiv.
Funktionen des Moduls
Alles, was Sie für eine Sitzung der Geschäftsführung, des Aufsichtsrats oder der Versammlung oder für die regelmäßige Teambesprechung brauchen.
Einladungen mit Kalender
Benachrichtigung in der Anwendung und E-Mail mit Kalenderanhang. Teilnehmende können auch nur zu einzelnen Punkten eingeladen werden, mit eigener Ankunftszeit.
Tagesordnung mit Unterlagen
Punkte, Unterpunkte und angehängte Dateien. Über eine nachträgliche Änderung der Tagesordnung informieren Sie die Teilnehmenden mit einem Klick.
Elektronische Abstimmung
Ja, Nein oder Enthaltung, je Punkt. Sie legen fest, wer abstimmt, und sehen, wer noch nicht abgestimmt hat.
Protokoll als PDF
Protokoll mit Ihrer Kopf- und Fußzeile, Unterschriften und bei Bedarf dem Wasserzeichen „Vertraulich“. Es kann auch nur für ausgewählte Punkte erstellt werden.
Zustimmungen und Anmerkungen
Die Teilnehmenden stimmen dem Protokoll zu oder tragen zu einem Punkt eine Anmerkung ein. Die Einladung kann vor dem Versand zur Freigabe gegeben werden.
Audioaufnahme und Transkript
Sie können die Sitzung im Browser aufnehmen. Die Sprache wird in Text umgewandelt, der als Grundlage für das Protokoll dient.
Beschlüsse und Aufgaben
Zum Punkt werden Beschluss, verantwortliche Personen und Frist eingetragen. Alle sehen ihre Aufgaben an einem Ort.
Themenvorschläge
Mitarbeitende schlagen selbst Themen vor und hängen Unterlagen an. Einen angenommenen Vorschlag nehmen Sie in die Tagesordnung auf.
Auf Ihre Organisation abgestimmt
- Sitzungsarten, die Sie selbst festlegen – Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Versammlung, Team – jede mit eigener Farbe in der Übersicht.
- Vorlagen: Eine wiederkehrende Sitzung müssen Sie nicht jedes Mal neu anlegen.
- Unterschriften im Protokoll: Unterschriftsbild oder Name und Funktion der unterzeichnenden Person.
- Sitzungsadministratoren: Neben dem Sekretariat kann eine von Ihnen bestimmte Person die Sitzung bearbeiten.
- Mitgliedsunternehmen: Punkte lassen sich den Mitgliedern einer Gruppe oder eines Verbands zuordnen.
- Übersicht nach Status, Filter und ein Archiv aller abgehaltenen Sitzungen.
Was Teilnehmende sehen
- Meine Sitzungen
- Einladungen nach Status: was auf Zusage, Stimme oder Zustimmung wartet.
- Meine Aufgaben
- Aufgaben aus Sitzungen: übernehmen, erledigen – mit dem Text des Beschlusses, aus dem sie entstanden sind.
- Thema vorschlagen
- Ein Vorschlag für eine der nächsten Sitzungen, mit Unterlagen.
- Protokolle
- PDF-Protokolle der Sitzungen, an denen sie teilgenommen haben.
Häufige Fragen
Ist das ein Werkzeug für Videokonferenzen?
Nein. E-Sitzungen führen den Ablauf der Sitzung – Einladung, Tagesordnung, Abstimmung, Protokoll und Aufgaben. Die Sitzung selbst findet vor Ort statt oder über das Werkzeug, das Sie bereits nutzen (Teams, Zoom, Meet): Den Link tragen Sie als Sitzungsort ein.
Kann über einen Punkt auch ohne Präsenzsitzung abgestimmt werden?
Ja. Die Abstimmung wird je Punkt eröffnet, und die Teilnehmenden stimmen in der Anwendung ab – das eignet sich auch für Beschlüsse ohne Zusammenkunft. Prüfen Sie vorher, ob Ihre Satzung oder Geschäftsordnung diese Form der Beschlussfassung zulässt.
Ist die Zustimmung zum Protokoll eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein. Die Zustimmung ist die Bestätigung eines angemeldeten Benutzers und wird bei der Sitzung dokumentiert. Für die interne Bestätigung eines Protokolls reicht das in der Regel aus; verlangt eine Vorschrift oder Ihre Satzung eine handschriftliche oder qualifizierte elektronische Signatur, wird das Protokoll aus dem PDF gedruckt und entsprechend unterzeichnet.
Wie funktioniert die Umwandlung von Sprache in Text?
Sie starten die Aufnahme im Browser, und die Sprache wird von einem Cloud-Dienst für Spracherkennung (Microsoft Azure) in Text umgewandelt. Die Funktion ist optional und wird je Unternehmen aktiviert. Das Transkript ist Arbeitsmaterial – das Protokoll schreibt und bestätigt weiterhin ein Mensch.
Was, wenn ein Teilnehmender eine Korrektur des Protokolls verlangt?
Er trägt eine Anmerkung zum Punkt ein oder stimmt nicht zu. Das Sekretariat nimmt die Korrektur vor und sendet eine neue Version zur Zustimmung; die vorherige Version bleibt dokumentiert.
Wer sieht eine Sitzung und ihre Unterlagen?
Teilnehmende sehen die Sitzungen, zu denen sie eingeladen sind. Alle Sitzungen des Unternehmens sehen nur die Administratoren des Moduls; eine einzelne Sitzung können zusätzlich ihre Sitzungsadministratoren bearbeiten.
Ist das Modul im Büroassistenten enthalten?
E-Sitzungen sind ein Premium-Modul: Sie gehören zum Büroassistenten, werden aber separat vereinbart und abgerechnet. Sprechen Sie uns an – wir senden Ihnen ein Angebot.