Zašto sastanke voditi u sustavu
Zapisnik koji ne kruži na potpis
Sudionici zapisnik čitaju i potvrđuju u aplikaciji. U svakom trenutku vidite tko je dao suglasnost, a čiju još čekate.
Odluka koja se može rekonstruirati
Tko je bio pozvan, tko je potvrdio dolazak, kako je tko glasao i tko je potvrdio zapisnik — ostaje uz sastanak i godinama kasnije.
Zaključci postaju zaduženja
Odluka dobiva odgovornu osobu i rok. Zaduženje je vezano uz točku dnevnog reda, pa se uvijek zna iz čega je proizašlo.
Od poziva do arhive
Sazivanje
Naziv, vrsta sastanka, datum, vrijeme, mjesto ili poveznica i sudionici. Dok poziv nije poslan, sastanak sudionicima nije vidljiv, pa ga pripremate u miru.
Dnevni red i materijali
Točke i podtočke, a uz svaku priloženi materijali: prijedlozi, izvještaji, nacrti odluka. Sudionici ih dobivaju prije sastanka.
Poziv i potvrda dolaska
Sudionici dobivaju obavijest u aplikaciji i e-poruku s kalendarskim privitkom. Potvrđuju dolaze li, pa unaprijed znate tko će biti prisutan.
Sastanak i glasanje
Za točke o kojima se odlučuje otvarate glasanje. Glasa se za, protiv ili suzdržano, za svaku točku zasebno.
Zapisnik i suglasnost
Zapisnik pišete u uređivaču unutar sastanka i šaljete ga sudionicima na suglasnost. Ispravci stvaraju novu verziju, a prethodna ostaje zabilježena.
Zaduženja
Iz odluka dodjeljujete zaduženja konkretnim osobama, s rokom. Kroz pregled pratite što je preuzeto, što završeno, a što stoji.
Arhiva
Zatvoreni sastanak ostaje u arhivi sa svim materijalima, glasovima, zapisnicima i suglasnostima.
Mogućnosti modula
Sve što je potrebno za sjednicu uprave, nadzornog odbora, skupštine, kolegija ili redovni sastanak tima.
Pozivi s kalendarom
Obavijest u aplikaciji i e-poruka s privitkom za kalendar. Sudionik može biti pozvan i samo na pojedine točke, s vlastitim vremenom dolaska.
Dnevni red s materijalima
Točke, podtočke i priložene datoteke. O naknadnoj izmjeni dnevnog reda sudionike obavještavate jednim klikom.
Elektroničko glasanje
Za, protiv ili suzdržan, po točki. Određujete tko glasa i vidite tko još nije glasao.
Zapisnik u PDF-u
Zapisnik s vašim zaglavljem i podnožjem, potpisima i, po potrebi, vodenim žigom „Povjerljivo“. Može se izraditi i samo za odabrane točke.
Suglasnosti i primjedbe
Sudionici daju suglasnost na zapisnik ili upisuju primjedbu uz točku. Poziv se prije slanja može dati na odobrenje.
Audio zapis i transkript
Sastanak možete snimiti iz preglednika. Govor se pretvara u tekst, koji služi kao podloga za pisanje zapisnika.
Odluke i zaduženja
Uz točku se upisuje odluka, odgovorne osobe i rok. Svatko svoja zaduženja vidi na jednom mjestu.
Prijedlozi tema
Zaposlenici sami predlažu teme i prilažu materijale. Prihvaćeni prijedlog uvrštavate u dnevni red.
Uređeno za vašu organizaciju
- Vrste sastanaka koje sami određujete — uprava, kolegij, nadzorni odbor, skupština — svaka sa svojom bojom u pregledu.
- Predlošci: sastanak koji se ponavlja ne slažete svaki put iznova.
- Potpisi na zapisniku: slika potpisa ili ime i funkcija potpisnika.
- Administratori sastanka: uz tajnika sastanak može uređivati i osoba koju odredite.
- Članice: točke se mogu vezati uz članice grupe ili udruženja.
- Pregled po stanjima, filtri i arhiva svih održanih sastanaka.
Što vidi sudionik
- Moji sastanci
- Pozivnice razvrstane po stanju: što čeka potvrdu dolaska, glas ili suglasnost.
- Moja zaduženja
- Zadaci sa sastanaka: preuzmi, završi, uz tekst odluke iz koje su nastali.
- Prijava teme
- Prijedlog točke za neki od sljedećih sastanaka, s materijalima.
- Zapisnici
- PDF zapisnici sastanaka na kojima je sudjelovao.
Česta pitanja
Je li ovo alat za videokonferencije?
Nije. E-sastanci vode postupak sastanka — poziv, dnevni red, glasanje, zapisnik i zaduženja. Sastanak se može održati uživo ili kroz alat koji već koristite (Teams, Zoom, Meet): poveznicu upisujete kao mjesto održavanja.
Može li se o točki glasati i bez sjednice uživo?
Može. Glasanje se otvara po točki i sudionici glasaju u aplikaciji, pa je pogodno i za odluke koje se donose bez fizičkog okupljanja. Prije toga provjerite dopuštaju li vaš statut ili poslovnik takav način odlučivanja.
Je li suglasnost na zapisnik kvalificirani elektronički potpis?
Nije. Suglasnost je potvrda prijavljenog korisnika, zabilježena uz sastanak. Za internu potvrdu zapisnika to je u pravilu dovoljno; ako propis ili vaš akt traži vlastoručni ili kvalificirani elektronički potpis, zapisnik se ispisuje iz PDF-a i potpisuje na taj način.
Kako radi pretvaranje govora u tekst?
Snimanje pokrećete iz preglednika, a govor se pretvara u tekst pomoću usluge prepoznavanja govora u oblaku (Microsoft Azure). Funkcija nije obavezna i uključuje se po tvrtki. Transkript je radna podloga — zapisnik i dalje piše i potvrđuje čovjek.
Što ako sudionik traži ispravak zapisnika?
Upisuje primjedbu uz točku ili ne daje suglasnost. Tajnik unosi ispravak i šalje novu verziju na suglasnost; prethodna verzija ostaje zabilježena.
Tko vidi sastanak i materijale?
Sudionici vide sastanke na koje su pozvani. Sve sastanke tvrtke vide samo administratori modula, a pojedini sastanak mogu uređivati i njegovi administratori.
Je li modul uključen u Uredski pomoćnik?
E-sastanci su premium modul: dio su Uredskog pomoćnika, ali se ugovaraju i naplaćuju zasebno. Javite nam se i poslat ćemo vam ponudu.