Trošak koji se vidi tek na kraju
Na većini gradilišta podaci o trošku postoje, ali su raspoređeni po cijeloj tvrtki. Računi su u knjigovodstvu, radni sati kod poslovođe, stanje materijala u skladištu ili u nečijoj tablici. Da bi se saznalo stoji li gradilište dobro, netko to sve mora skupiti na jedno mjesto.
Zato se u praksi pravi obračun često radi tek na kraju projekta. Tada se vidi je li gradilište zaradilo ili izgubilo, ali više se ne može ništa promijeniti.
Troškovi se skupljaju sami, iz svakodnevnog rada
U Constructisu nitko ne mora posebno unositi troškove za izvještaj. Oni nastaju iz posla koji se ionako radi:
- materijal — fakture materijala unesene na gradilištu te ulazi i izlazi iz skladišta,
- računi — ulazni i izlazni računi koji su odobreni u modulu za odobravanje dokumenata i povezani s gradilištem,
- radnici — sati iz elektroničke evidencije pomnoženi sa satnicom (više u članku Radni sati na gradilištu bez papirnatih lista),
- ostali troškovi — gorivo, smještaj, cestarine i slično, koje predradnik upisuje u dnevni izvještaj.
Važno pravilo: u troškove ulaze samo odobreni dokumenti. Izvještaj koji još čeka odobrenje voditelja i račun koji nije prošao odobravanje ne mijenjaju brojke. Zato su one pouzdane.
Stanje gradilišta na jednom ekranu
Kartica Troškovi na svakom gradilištu pokazuje, za bilo koje razdoblje:
- ukupnu vrijednost — ugovorenu vrijednost gradilišta,
- naplaćeno do sada — zbroj izdanih računa,
- troškove do sada,
- preostala sredstva — vrijednost umanjenu za troškove, zeleno dok ste u okviru plana, narančasto kad troškovi probiju vrijednost.
Kružni grafikon pokazuje gdje novac odlazi: koliko na materijal, koliko na radnike, koliko na fakture i ostale troškove. Graf kumulativnih troškova s ucrtanom linijom budžeta pokazuje kada je potrošnja ubrzala. Sve se vrijednosti vode bez PDV-a, da budu usporedive s ugovorenom vrijednošću.
Tko što vidi
Financijski podaci nisu za svakoga. Direktor vidi sva gradilišta tvrtke i njihove financije. Voditelj vidi gradilišta koja vodi. Predradnik piše dnevne izvještaje za gradilišta na koja je raspoređen.
Odluke dok se još može reagirati
Vrijednost ovakvog pregleda nije u izvješću na kraju projekta, nego u tjednu kada se primijeti da nešto ide krivo: preostala sredstva se tope brže nego što radovi napreduju ili jedna kategorija troška raste neočekivano. Tada se još može reagirati: preraspodijeliti ekipu, provjeriti potrošnju materijala s poslovođom ili razgovarati s investitorom o dodatnim radovima.
Kako to izgleda na razini cijele tvrtke, opisali smo u članku Sva gradilišta na jednom ekranu.
Pogledajte na vlastitim brojkama
Praćenje troškova dio je Constructisa, softvera za građevinske tvrtke. Javite nam se i pokazat ćemo vam ga na primjeru vaših gradilišta.