Kosten, die man erst am Ende sieht
Auf den meisten Baustellen gibt es die Kostendaten – aber verteilt über das ganze Unternehmen. Die Rechnungen liegen in der Buchhaltung, die Arbeitsstunden beim Polier, der Materialbestand im Lager oder in irgendeiner Tabelle. Um zu wissen, ob eine Baustelle gut läuft, muss jemand alles zusammentragen.
Deshalb wird in der Praxis oft erst am Projektende richtig abgerechnet. Dann zeigt sich, ob die Baustelle Geld verdient oder verloren hat – ändern lässt sich aber nichts mehr.
Die Kosten sammeln sich von selbst – aus der täglichen Arbeit
In Constructis muss niemand Kosten eigens für einen Bericht erfassen. Sie entstehen aus der Arbeit, die ohnehin getan wird:
- Material – auf der Baustelle erfasste Materialrechnungen sowie Ein- und Ausgänge im Lager,
- Rechnungen – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die im Freigabemodul freigegeben und der Baustelle zugeordnet wurden,
- Personal – Stunden aus der elektronischen Zeiterfassung, multipliziert mit dem Stundensatz (mehr dazu im Artikel Arbeitszeiten auf der Baustelle ohne Stundenzettel),
- sonstige Kosten – Kraftstoff, Unterkunft, Maut und Ähnliches, die der Polier im Tagesbericht einträgt.
Eine wichtige Regel: In die Kosten fließen nur freigegebene Dokumente ein. Ein Bericht, der noch auf die Freigabe der Bauleitung wartet, und eine nicht freigegebene Rechnung verändern die Zahlen nicht. Deshalb sind sie verlässlich.
Der Stand einer Baustelle auf einem Bildschirm
Der Reiter Kosten zeigt auf jeder Baustelle für einen beliebigen Zeitraum:
- Gesamtwert – den vertraglich vereinbarten Wert der Baustelle,
- bisher abgerechnet – die Summe der gestellten Rechnungen,
- bisherige Kosten,
- verbleibende Mittel – Wert abzüglich Kosten, grün, solange Sie im Plan sind, orange, sobald die Kosten den Wert übersteigen.
Ein Kreisdiagramm zeigt, wohin das Geld fließt: wie viel in Material, Personal, Rechnungen und sonstige Kosten. Ein Diagramm der kumulierten Kosten mit eingezeichneter Budgetlinie zeigt, wann die Ausgaben schneller gestiegen sind. Alle Werte werden netto (ohne MwSt.) geführt, damit sie mit dem Vertragswert vergleichbar sind.
Wer was sieht
Finanzdaten sind nicht für alle bestimmt. Die Geschäftsleitung sieht alle Baustellen des Unternehmens und ihre Finanzen. Bauleiter sehen die Baustellen, die sie führen. Poliere schreiben die Tagesberichte für die Baustellen, denen sie zugeteilt sind.
Entscheidungen, solange man noch reagieren kann
Der Wert einer solchen Übersicht liegt nicht im Bericht am Projektende, sondern in der Woche, in der man merkt, dass etwas schiefläuft: Die verbleibenden Mittel schrumpfen schneller, als die Arbeiten vorankommen, oder eine Kostenart steigt unerwartet. Dann kann man noch reagieren: eine Kolonne umsetzen, den Materialverbrauch mit dem Polier prüfen oder mit dem Bauherrn über Nachträge sprechen.
Wie das im ganzen Unternehmen aussieht, beschreiben wir im Artikel Alle Baustellen auf einem Bildschirm.
Sehen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen
Die Kostenverfolgung ist Teil von Constructis, unserer Software für Bauunternehmen. Sprechen Sie uns an – wir zeigen sie Ihnen am Beispiel Ihrer Baustellen.