Kada tablice i poruke više nisu dovoljne
Većina građevinskih firmi počinje s Excelom, bilježnicom i grupom na WhatsAppu. Dok firma ima jedno ili dva gradilišta, to radi. Problemi počinju kad gradilišta ima više, a voditelj više ne može sve obići u jednom danu.
Tada se vide tipični znakovi:
- sati radnika skupljaju se na kraju mjeseca s papirnatih lista i iz poruka,
- trošak gradilišta poznat je tek kad računovodstvo zatvori mjesec,
- fotografije i dogovori s gradilišta raspršeni su po mobitelima,
- na pitanje „kako stoji gradilište?" odgovor stiže telefonom, i ovisi o tome koga ste pitali.
Softver za građevinsku firmu ne rješava sve to sam od sebe. Ali dobro odabran i dobro uveden sustav skraćuje put informacije s gradilišta do ureda s dana ili tjedana na nekoliko minuta.
Što softver za građevinsku firmu treba pokriti
Ne treba vam sve odjednom, ali dobro je znati što bi sustav s vremenom trebao znati. Za izvođača s više gradilišta to su najčešće:
- pregled svih gradilišta — status, rokovi, broj ljudi i troškovi na jednom ekranu,
- dnevni izvještaji — što je napravljeno, u kojoj fazi, s fotografijama, uz odobravanje voditelja,
- radni sati na gradilištu — prijava i odjava na samom gradilištu umjesto lista koje se prepisuju,
- troškovi po gradilištu — računi, otpremnice i materijal pridruženi gradilištu na koje se odnose,
- materijal, skladišta i vozila — gdje je što i koliko je potrošeno,
- dokumenti i fotografije — sve uz gradilište kojemu pripada, a ne po mobitelima,
- komunikacija — poruke i obavijesti između ureda i terena na jednom mjestu.
Planiranje projekata, nacrti i BIM poseban su svijet. Ako vam to treba, to su obično zasebni alati, a softver za vođenje gradilišta s njima samo razmjenjuje podatke.
Pitanja koja vrijedi postaviti prije odabira
- Tko će unositi podatke i koliko mu to traje? Sustav živi od podataka s gradilišta. Ako poslovođa za dnevni izvještaj treba pola sata za računalom, izvještaja neće biti. Tražite da vam pokažu unos na mobitelu, na terenu, u nekoliko minuta.
- Radi li na mobitelu i kad je signal slab? Gradilište nije ured. Provjerite kako aplikacija radi na običnom mobitelu i što se događa kad veza nakratko nestane.
- Govore li svi na gradilištu isti jezik? Ako u ekipi imate radnike iz drugih zemalja, upute i izvještaji na jednom jeziku znače ili prevođenje „na ruke" ili nesporazume.
- Kako se naplaćuje? Po korisniku, po modulu ili po gradilištu? Plaćaju li se i radnici koji se samo prijavljuju na gradilište ili samo korisnici u uredu? Izračunajte cijenu za svoju firmu za tri godine, a ne za prvi mjesec.
- Gdje su podaci i čiji su? Pitajte gdje se podaci čuvaju, potpisuje li se ugovor o obradi osobnih podataka i možete li ih u svakom trenutku izvesti ako odlučite promijeniti sustav.
- Kako se povezuje s računovodstvom? Troškovi gradilišta moraju se slagati s knjigovodstvom. Pitajte kako računi i otpremnice ulaze u sustav i kako se povezuju s gradilištem.
- Tko pomaže kad zapne? Podrška na vašem jeziku, u vašem radnom vremenu, i netko tko razumije gradilište, a ne samo softver.
- Može li vam ga pokazati na vašem primjeru? Prezentacija na izmišljenim podacima uvijek izgleda dobro. Tražite da vam pokažu vaše tipično gradilište: vaše faze, vaše ljude, vaše troškove.
Najčešće pogreške pri uvođenju
- Kupi se prevelik sustav. Stotinu funkcija koje nitko ne koristi samo otežavaju rad. Bolje je sustav koji pokriva ono što vam stvarno treba i koji se može proširiti.
- Odluka se donese bez poslovođa. Oni će podatke unositi svaki dan. Ako im je unos naporan, sustav će umrijeti u tri tjedna, koliko god dobro izgledao u uredu.
- Sve se uvodi odjednom. Sati, troškovi, skladište i dokumenti istog dana na svim gradilištima prevelik su zalogaj za svaku firmu.
- Stari način rada ostaje paralelno. Ako se sati i dalje pišu i na papir, ljudi će uvijek birati papir. Dogovorite datum od kojeg vrijedi samo novi sustav.
Kako uvesti softver bez zastoja
- Počnite s jednim gradilištem i s jednim ili dva poslovođe koji su otvoreni za promjene.
- Počnite s onim što najviše boli, najčešće s radnim satima ili dnevnim izvještajima, a ne sa svim modulima odjednom.
- Nakon nekoliko tjedana pogledajte brojke: stižu li izvještaji svaki dan, slažu li se sati, koliko vremena štedi ured.
- Tek onda proširite na ostala gradilišta i dodajte troškove, materijal i dokumente.
Tako se greške u postavkama pokažu na malom uzorku, a ljudi na ostalim gradilištima dobiju kolege koji im mogu pokazati kako se radi.
Gdje je tu Constructis
Constructis je softver za građevinske firme koji razvijamo deset godina zajedno s građevinskim tvrtkama. Radi u pregledniku i u mobilnoj aplikaciji, a pokriva pregled svih gradilišta, dnevne izvještaje s odobravanjem, radne sate, troškove, materijal, vozila, dokumente i fotografije. Izvještaje i poruke prevodi na jezik svakog radnika.
Detaljnije pišemo u člancima Sva gradilišta na jednom ekranu, Radni sati na gradilištu bez papirnatih lista, Koliko vas zaista košta gradilište? i Svatko na svom jeziku.
Ako birate softver za svoju građevinsku firmu, javite nam se. Pokazat ćemo vam Constructis na primjeru vašeg gradilišta, a na pitanja iz ovog članka odgovorit ćemo izravno.