Wenn Tabellen und Nachrichten nicht mehr reichen
Die meisten Bauunternehmen fangen mit Excel, einem Notizbuch und einer WhatsApp-Gruppe an. Bei ein oder zwei Baustellen funktioniert das. Schwierig wird es, wenn es mehr Baustellen gibt und die Bauleitung nicht mehr alle an einem Tag besuchen kann.
Typische Anzeichen:
- die Stunden der Arbeiter werden am Monatsende aus Stundenzetteln und Nachrichten zusammengesucht,
- die Kosten einer Baustelle kennt man erst, wenn die Buchhaltung den Monat abschließt,
- Fotos und Absprachen von der Baustelle sind auf viele Handys verteilt,
- die Antwort auf „Wie steht die Baustelle?" kommt per Telefon – und hängt davon ab, wen man gefragt hat.
Eine Software für Bauunternehmen löst das nicht von allein. Ein gut gewähltes und gut eingeführtes System verkürzt aber den Weg der Information von der Baustelle ins Büro von Tagen oder Wochen auf wenige Minuten.
Was eine Bausoftware abdecken sollte
Sie brauchen nicht alles auf einmal, aber es hilft zu wissen, was das System mit der Zeit können sollte. Für ein Bauunternehmen mit mehreren Baustellen ist das meist:
- eine Übersicht aller Baustellen: Status, Termine, Zahl der Leute und Kosten auf einem Bildschirm,
- Tagesberichte: was in welcher Phase gemacht wurde, mit Fotos und Freigabe durch die Bauleitung,
- Arbeitszeiten auf der Baustelle: Ein- und Auschecken direkt auf der Baustelle statt Stundenzetteln, die abgetippt werden,
- Kosten pro Baustelle: Rechnungen, Lieferscheine und Material der Baustelle zugeordnet, zu der sie gehören,
- Material, Lager und Fahrzeuge: wo was ist und wie viel verbraucht wurde,
- Dokumente und Fotos: bei der Baustelle abgelegt, nicht auf Handys,
- Kommunikation: Nachrichten und Aushänge zwischen Büro und Baustelle an einem Ort.
Projektplanung, Pläne und BIM sind eine eigene Welt. Wenn Sie das brauchen, sind es meist eigene Werkzeuge, mit denen eine Software für die Baustellenführung nur Daten austauscht.
Fragen, die Sie vor der Auswahl stellen sollten
- Wer gibt die Daten ein, und wie lange dauert das? Das System lebt von Daten aus der Baustelle. Braucht der Polier für einen Tagesbericht eine halbe Stunde am Computer, wird es keine Berichte geben. Lassen Sie sich die Eingabe auf dem Handy zeigen – auf der Baustelle, in wenigen Minuten.
- Funktioniert es auf dem Handy, auch bei schwachem Netz? Eine Baustelle ist kein Büro. Prüfen Sie, wie die App auf einem normalen Handy läuft und was passiert, wenn die Verbindung kurz abbricht.
- Sprechen alle auf der Baustelle dieselbe Sprache? Arbeiten in Ihren Kolonnen Menschen aus anderen Ländern, bedeuten Anweisungen und Berichte in nur einer Sprache entweder Übersetzen von Hand oder Missverständnisse.
- Wie wird abgerechnet? Pro Nutzer, pro Modul oder pro Baustelle? Zahlen Sie auch für Arbeiter, die sich nur auf der Baustelle anmelden, oder nur für Nutzer im Büro? Rechnen Sie die Kosten für Ihr Unternehmen über drei Jahre, nicht für den ersten Monat.
- Wo liegen die Daten, und wem gehören sie? Fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen wird und ob Sie Ihre Daten jederzeit exportieren können, falls Sie wechseln wollen.
- Wie ist die Anbindung an die Buchhaltung? Die Baustellenkosten müssen zur Buchhaltung passen. Fragen Sie, wie Rechnungen und Lieferscheine ins System kommen und wie sie der Baustelle zugeordnet werden.
- Wer hilft, wenn es hakt? Support in einer Sprache, die Sie sprechen, zu Ihren Arbeitszeiten, von jemandem, der die Baustelle versteht und nicht nur die Software.
- Kann man es Ihnen an Ihrem eigenen Beispiel zeigen? Eine Demo mit erfundenen Daten sieht immer gut aus. Lassen Sie sich Ihre typische Baustelle zeigen: Ihre Bauphasen, Ihre Leute, Ihre Kosten.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
- Ein zu großes System wird gekauft. Hundert Funktionen, die niemand nutzt, stören nur. Besser ein System, das abdeckt, was Sie wirklich brauchen, und das mitwachsen kann.
- Die Entscheidung fällt ohne die Poliere. Sie geben jeden Tag Daten ein. Ist die Eingabe für sie mühsam, ist das System nach drei Wochen tot – egal, wie gut es im Büro aussieht.
- Alles wird auf einmal eingeführt. Stunden, Kosten, Lager und Dokumente am selben Tag auf allen Baustellen sind für jedes Unternehmen zu viel.
- Der alte Weg läuft parallel weiter. Werden die Stunden weiterhin auch auf Papier geschrieben, wählen die Leute immer das Papier. Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem nur noch das neue System gilt.
So führen Sie Software ohne Stillstand ein
- Beginnen Sie mit einer Baustelle und ein oder zwei Polieren, die offen für Neues sind.
- Beginnen Sie mit dem, was am meisten wehtut – meist Arbeitszeiten oder Tagesberichte, nicht mit allen Modulen auf einmal.
- Schauen Sie nach einigen Wochen auf die Zahlen: Kommen die Berichte jeden Tag, stimmen die Stunden, wie viel Zeit spart das Büro?
- Erst dann erweitern Sie auf die anderen Baustellen und nehmen Kosten, Material und Dokumente dazu.
So zeigen sich Fehler in der Einrichtung an einer kleinen Stichprobe, und die Leute auf den anderen Baustellen haben Kollegen, die ihnen zeigen können, wie es geht.
Wo Constructis ins Spiel kommt
Constructis ist eine Software für Bauunternehmen, die wir seit zehn Jahren gemeinsam mit Bauunternehmen entwickeln. Sie läuft im Browser und als Handy-App und umfasst die Übersicht aller Baustellen, Tagesberichte mit Freigabe, Arbeitszeiten, Kosten, Material, Fahrzeuge, Dokumente und Fotos. Berichte und Nachrichten übersetzt sie in die Sprache jedes Mitarbeiters – mehr dazu auf der Seite Mehrsprachige Baustelle.
Ausführlicher schreiben wir in den Artikeln Alle Baustellen auf einem Bildschirm, Arbeitszeiten auf der Baustelle ohne Stundenzettel, Was kostet Sie eine Baustelle wirklich? und Jeder in seiner Sprache.
Wenn Sie eine Software für Ihr Bauunternehmen suchen, sprechen Sie uns an. In einer Online-Demo auf Englisch oder Kroatisch zeigen wir Ihnen Constructis am Beispiel Ihrer eigenen Baustelle und beantworten die Fragen aus diesem Artikel direkt.